MailStore

MailStore, die weltweit führende Lösung für E-Mail-Archivierung, bietet eine zuverlässige und zertifizierte Software. Diese archiviert nicht nur E-Mails rechtskonform, sondern entlastet auch spürbar die IT-Systeme und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

E-Mail ist ein zentrales Kommunikationsmittel und eine der wertvollsten Informationsquellen in Unternehmen. Die über E-Mail ausgetauschten Daten werden üblicherweise nicht anderweitig gespeichert, sondern bleiben in den Postfächern der Mitarbeitenden.

Unternehmen nutzen leistungsfähige E-Mail-Server (Groupware-Lösungen) für die Kommunikation. Diese Systeme sind jedoch nicht für die langfristige Speicherung grosser Datenmengen ausgelegt, was zu technischen und rechtlichen Problemen führen kann.

Schutz vor Datenverlusten und Manipulationen

Durch die Implementierung einer Journal-Archivierung, also der sofortigen Archivierung eingehender und ausgehender E-Mails noch vor ihrer Zustellung, lässt sich die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmensarchiv gewährleisten. Zudem ist es möglich, bereits vorhandene E-Mails in einem einzigen Schritt zu archivieren.
MailStore verwendet moderne Hash- und Verschlüsselungsmethoden, einschliesslich SHA-Hashes und AES256-Verschlüsselung, um archivierte Daten gegen spätere Manipulationen abzusichern.

Einfacher Restore

Anwendende können E-Mails eigenständig mit nur einem Klick aus dem Archiv wiederherstellen, was die IT-Abteilung im täglichen Betrieb erheblich entlastet.

Archiv-Zugriff über Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox, Safari, etc.)
MailStore Web Access bietet einen system- und geräteunabhängigen Zugang zum Archiv über jeden Internetbrowser – auch auf Smartphones und Tablets.

Nahtlose Outlook-Integration
Anwendende können mithilfe eines komfortablen Add-ins für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen. Dieses Add-in bietet alle wesentlichen Funktionen, wie die benutzerfreundliche Suche, Zugriff über die vertraute Ordnerstruktur und die One-Click-Restore-Funktion zur Wiederherstellung.

MailStore Client
Der MailStore Client bietet umfangreiche Funktionen für den Zugriff auf das Archiv. Benutzende können nicht nur E-Mails durchsuchen und ansehen, sondern auch, je nach ihren Berechtigungen, Archivierungs- und Exportaufgaben einrichten und durchführen.

Speicherplatz Einsparungen
Nach der Archivierung können E-Mails basierend auf festgelegten Regeln vom E-Mail-Server entfernt werden, bleiben jedoch den Nutzenden über das Archiv zugänglich.

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Systemanforderungen und Kompatibilität

Unterstützte Emailserver
• Microsoft Exchange Server
• Kerio Connect
• IceWarp
• MDaemon
• Microsoft 365
• G Suite
• Beliebige IMAP-oder POP3-kompatible E-Mail-Server

Kompatible Clients
• Microsoft Outlook
• Mozilla Thunderbird

Export-Formate
• PST
• EML
• andere Dateiformate

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Rechtliches

Seit dem 1. Juni 2002 sind die überarbeiteten Bestimmungen der Art. 957 bis 963 des Obligationenrechts in Kraft, die vorschreiben, dass Geschäftskorrespondenz zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss. Dies schliesst auch den elektronischen Datenverkehr wie E-Mails ein. Gemäß Art. 962 Abs. 1 des Schweizerischen Obligationenrechts müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz zehn Jahre lang nach dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden.

Neben den rechtlichen Anforderungen vereinfacht die Archivierung auch die Verwendung von E-Mails als Beweismittel in Gerichtsverfahren.

Es ist wichtig, dass auch E-Mail-Anhänge archiviert werden, falls die E-Mail ohne diese Anhänge unverständlich oder unvollständig ist oder der Anhang selbst als Buchungsbeleg dient.

*Links zu den Gesetzestexten:
• Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
• Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung

Datenblatt zu MailStore Server (inkl. Rechtliche Bestimmungen Schweizer Gesetz)